A maioria de nós que usa serviços de e-mail populares baseados na Web, como Gmail e Outlook.com, provavelmente nunca se preocupa com arquivamento, considerando que temos GBs de armazenamento em nuvem à nossa disposição. No entanto, se você estiver trabalhando em uma organização ou tiver uma conta de e-mail educacional na qual tenha apenas um espaço limitado no servidor para armazenar e-mails, é necessário arquivá-los de tempos em tempos.
Então, hoje vamos contar tudo o que você precisa saber sobre arquivamento de e-mails no cliente de e-mail Outlook 2010, que também pode ser facilmente implementado em suas outras versões.
Então, vamos começar com a criação de um arquivo de e-mail no Outlook 2010.
Criando um arquivo morto
A primeira coisa que você precisa fazer é criar um novo arquivo que armazenará todos os e-mails localmente em seu computador. Para criá-lo, clique no botão Menu de arquivo no Outlook 2010 e selecione a opção Ferramentas de limpeza. Não se preocupe, não excluiremos nenhum de seus e-mails.
Nas Ferramentas de Limpeza, você verá uma opção chamada Arquivo. Clique nele para abrir a janela de criação de arquivo. Na janela, selecione as pastas que deseja arquivar. Você também pode selecionar toda a caixa de entrada, se desejar. Para incluir e-mails antigos no momento da criação do arquivo, selecione o intervalo de datas correspondente.
Por fim, forneça o local em que deseja arquivar os arquivos e clique no botão OK. Você também pode selecionar sua unidade compartilhada se estiver mapeada em seu computador. O Outlook criará um arquivo PST para salvar todos os e-mails como arquivo em seu sistema.
Depois que o arquivo for criado, você verá uma Seção de arquivo abaixo das pastas da caixa de correio no painel esquerdo. O arquivamento inicial pode levar algum tempo dependendo do número de emails incluídos no arquivo.
Os emails arquivados terão a mesma estrutura da sua caixa de correio online, com todas as pastas e subpastas.Se você selecionou apenas pastas específicas para arquivamento, ele incluirá automaticamente todas as subpastas.
Movendo e-mails para arquivar
Você pode mover um e-mail para arquivar simplesmente soltando-o na seção de arquivamento na barra do lado esquerdo. Para mover emails em massa, selecione os que deseja mover e clique com o botão direito neles para abrir o menu de contexto. Aqui, selecione o Arquivo pastas na seção de pastas e clique em OK para mover os e-mails.
Você também pode criar configurações de arquivamento automático para os e-mails. Se você deseja criar um arquivamento automático apenas para uma pasta específica em sua caixa de correio, clique com o botão direito do mouse na pasta e selecione Propriedades.
Aqui navegue para AutoArquivar e selecione as configurações que melhor lhe convier. Para implementar a regra de arquivamento automático em toda a sua caixa de correio, abra o Opção do Outlook no menu e selecione o Configurações avançadas.
Aqui clique no Configurações de arquivamento automático e crie regras para arquivar automaticamente os e-mails em sua caixa de correio.
Movendo um arquivo morto
Às vezes, você precisa alternar de um computador para outro (atualizando de um antigo) ou pode ficar sem espaço na unidade compartilhada da organização. Nessas circunstâncias, você terá que mover seus arquivos compactados e vinculá-los novamente ao Outlook. Então vamos ver como isso pode ser feito.
Desvincular e mover o arquivo morto
Antes de mover o arquivo, precisamos remover o link do Outlook. Para isso, abra o Menu de arquivo e selecione a opção Configurações da conta.
Em Configurações da conta, navegue até a seção de arquivos de dados e você verá o arquivo que está mantendo no sistema atual.
Tudo o que você precisa fazer agora é selecionar o arquivo e clicar no botão Remover botão. Não se preocupe, você não excluirá o arquivo, mas apenas excluirá seu link no Outlook.
Agora mova o arquivo para o novo local usando qualquer uma das unidades de armazenamento que você tem à sua disposição.
Vinculando o arquivo morto
Para vincular o arquivo ao Outlook, abra o Seção de arquivo de dados mais uma vez nas configurações da conta no Outlook e clique no botão botão Adicionar. Agora importe o arquivo PST do arquivo que você fez backup e abra os e-mails da seção de arquivo.
Compactando o arquivo morto
Se você estiver salvando o arquivo morto em seu disco rígido local, provavelmente não precisará se preocupar com o tamanho do arquivo, mas se for uma unidade compartilhada em uma organização ou uma conta na nuvem na qual você tem um espaço de armazenamento limitado , compactar o arquivo morto para economizar armazenamento seria a coisa mais prudente a fazer.
Para compactar o tamanho do arquivo, clique com o botão direito do mouse na seção Arquivo no painel direito e selecione Propriedades do arquivo de dados. Aqui clique no Botão avançado para abrir o arquivo de dados do Outlook. Agora tudo que você precisa fazer é clicar no botão Compactar agora botão para reduzir o tamanho do arquivo.
Conclusão
Então, isso foi praticamente tudo o que se precisa saber sobre arquivamento de emails no Outlook 2010 e tenho certeza de que você também pode usar essas etapas no Outlook 2013. Se você tiver dúvidas adicionais sobre o arquivamento de e-mails, basta deixar um comentário e teremos prazer em ajudá-lo.
Crédito da imagem superior: David Boyle
Perguntas frequentes
Existe algo como e-mail de arquivo no Gmail?
Não é arquivamento como o Gmail, no entanto. No Gmail, quando você arquiva um e-mail, ele é basicamente colocado em uma enorme pasta de “arquivo” que não é sua caixa de entrada. Você pode arquivar mensagens em pastas específicas se você as criar, é claro, mas, por padrão, o arquivamento é apenas escondê-las.
Como arquivar todos os e-mails de uma só vez?
Faça login na sua conta de e-mail do Outlook. Vá para sua caixa de entrada e selecione um grupo de e-mails. Clique no botão arquivar para arquivar todas as mensagens de e-mail de uma só vez. Confirme sua escolha clicando no botão Arquivar.
O que é arquivamento do Outlook e como usá-lo?
Em seguida, use o arquivamento do Outlook para arquivar itens antigos do Outlook, como mensagens, tarefas, notas ou entradas de calendário em arquivos externos. Isso simplifica seu programa de e-mail – o que é essencial para manter o Outlook funcionando sem problemas.Mostraremos como isso funciona em nosso guia passo a passo com capturas de tela úteis. O que são arquivos arquivados do Outlook?
Como arquivar manualmente mensagens de e-mail no Outlook?
Você pode arquivar manualmente as mensagens de e-mail em qualquer pasta. Abra o Outlook e selecione Arquivo > Informações > Ferramentas > Limpar itens antigos. Na janela pop-up Arquivar, selecione Arquivar esta pasta e todas as subpastas e, em seguida, selecione a pasta onde deseja arquivar os itens.
Como organizar seu arquivo do Outlook para a caixa de entrada zero?
Mesmo que seu arquivo do Outlook se torne obscenamente grande, você sempre pode organizá-lo de forma rápida e indolor com a ajuda de um organizador de e-mail em massa como o Clean Email (mais sobre isso mais adiante neste artigo). Alcance facilmente o Inbox Zero arquivando todos os emails antigos com Clean Email. Acesse www.outlook.com e faça login com seu nome de usuário e senha.
Como arquivar e-mails manualmente no Microsoft Outlook?
Para arquivar manualmente os itens de correio no cliente de e-mail Microsoft Outlook, siga estas etapas: 1. Abra o Outlook em seu computador. 2. Com o Outlook aberto, clique no menu Arquivo. 3. No menu Arquivo, clique na opção Informações. 4. Nas opções de Informações, clique em Ferramentas de Limpeza. 5. No menu pop-up Ferramentas de limpeza, clique em Arquivar. 6.
Como encontro mensagens arquivadas no Outlook 2016?
Como encontrar a pasta de arquivo Abra o Outlook. Selecione a guia Exibir. Selecione Painel de Pastas na seção Layout e selecione Normal na lista suspensa. A pasta Arquivo agora deve aparecer na lista de pastas. Abra a pasta para encontrar a mensagem arquivada que você precisa.
Como desarquivar e-mails no Outlook?
Como desarquivar e-mail do Outlook? 1 . Abra sua conta de e-mail do Outlook. 2 . Selecione a pasta de arquivo no painel esquerdo. 3 . Abra a mensagem de e-mail que você deseja desarquivar. 4 . Clique no botão Mover para localizado na barra de ferramentas e selecione sua caixa de entrada ou qualquer outra pasta. Como faço para parar e-mails… Mais…
Como criar e configurar o arquivo do Outlook?
Arquivando pastas do Outlook manualmente
- Abra o Outlook e vá para a guia “Arquivo”.
- Na barra lateral esquerda, selecione o item de menu “Informações”. Você já costuma ver a seção “Informações da conta” ao acessar a guia “Arquivo”.
- Clique no botão “Ferramentas de limpeza” e selecione “Arquivar” no menu suspenso. …
Como faço para abrir um arquivo no Outlook?
Método manual para recuperar emails arquivados no Outlook
- Abra o Microsoft Outlook
- Vá para o menu Arquivo e clique no botão Abrir e Exportar
- Agora, clique no botão Importar/Exportar
- No Assistente de Importação e Exportação, escolha Importar de outro programa ou arquivo e clique no botão Avançar
- Agora, selecione Arquivo de dados do Outlook (.pst) e clique no botão Avançar
Como arquivar no Outlook automaticamente ou manualmente?
- Siga um destes procedimentos: No Outlook 2013: clique em arquivo > informações > ferramentas de limpeza > arquivo morto. …
- Clique na opção Arquivar esta pasta e todas as subpastas e escolha a pasta que deseja arquivar.
- Em Arquivar itens anteriores a, insira uma data.
- Você pode criar vários arquivos .pst se quiser arquivar algumas pastas usando configurações diferentes. …
